Automatització de factures amb IA que llegeix, comprova i sap quan aturar-se

No hi ha un preu de catàleg que serveixi per a tothom, i convé desconfiar de qui el doni sense haver vist el cas. El cost el mouen sobretot quatre coses: el volum de factures, quants canals d'entrada i quants tipus de factura s'han de tractar, les integracions amb la comptabilitat, l'ERP i el banc, i quants controls i aprovacions calen. També compta qui mantindrà les regles al dia. Per comparar propostes, demana que totes detallin què inclouen i què es paga per ús. A Daimatics, el preu i les condicions es parlen a la primera reunió, amb el cas al davant.

Un OCR converteix la imatge d'una factura en text, i amb plantilles busca cada dada en una posició fixa: si el proveïdor canvia el disseny, falla o copia la dada equivocada sense avisar. La intel·ligència artificial entén on és cada dada encara que el format canviï i pot dir quan no n'està segura. Però la diferència important no és la lectura, sinó el que passa després: els controls de duplicats, sumes, IVA, comanda i albarà, i qui decideix quan un control falla. Sense aquesta part, llegir més de pressa només fa arribar els errors abans.

El compte enrere va començar el 6 d'octubre de 2026, quan va entrar en vigor l'Ordre HAC/1028/2026, que regula la solució pública de facturació electrònica. El Reial decret 238/2026 fixa que l'obligació s'aplica als dotze mesos per a les empreses i els professionals amb més de 8 milions d'euros de volum d'operacions l'any anterior, és a dir, a l'octubre de 2027, i als vint-i-quatre mesos per a la resta, a l'octubre de 2028. Afecta les operacions entre empresaris i professionals, i també obliga qui rep la factura a informar si l'accepta, si la rebutja i quan la paga.

Verifactu és el nom amb què es coneix el reglament dels sistemes informàtics de facturació, el Reial decret 1007/2023. Obliga que el programa amb què emets factures generi registres que no es puguin alterar sense deixar rastre. Després de l'ajornament del Reial decret llei 15/2025, els contribuents de l'impost sobre societats l'han de complir abans de l'1 de gener de 2027, i la resta d'obligats, com els autònoms amb activitat econòmica, abans de l'1 de juliol de 2027. Qui ja és al SII, i qui tributa en territori foral, segueix les seves normes.

Normalment, sí. L'automatització se situa entre les factures que arriben i el programa que ja fas servir, i hi deixa els assentaments preparats per una connexió directa, un connector del fabricant o fitxers d'intercanvi. El que convé comprovar abans és quina via de connexió ofereix el programa, si és segura, qui en té l'accés i si les dades mestres de proveïdors i comptes estan ordenades. Si el programa no permet cap connexió fiable, o si ja estaves pensant a canviar-lo, té sentit decidir primer el programa i després automatitzar, i no al revés.

Amb un control de duplicats abans de comptabilitzar, no a l'hora de pagar. Es comparen l'emissor, el número de factura i l'import, i també les factures amb import i data molt semblants, perquè un duplicat sovint arriba amb un número lleugerament diferent o en un altre format. Si coincideixen, la factura s'atura i una persona decideix. A més, convé que la proposta de pagament la revisi algú abans de signar-la al banc, i vigilar els canvis de compte bancari dels proveïdors, que és per on entren molts fraus per suplantació.

Sí, i per això el procés no es pot basar a confiar-hi a cegues. Una lectura pot confondre una data, un import mal imprès o un NIF borrós, sobretot en factures escanejades o fotografiades. Un sistema ben dissenyat assigna un grau de confiança a cada dada, marca les dubtoses i les envia a revisar, i a més comprova que les sumes quadrin i que la factura coincideixi amb la comanda. L'objectiu no és que la màquina no s'equivoqui mai, sinó que cap error arribi a la comptabilitat ni al pagament sense que una persona l'hagi vist.

Depèn de com es dissenyi, no de la tecnologia en si. Les factures contenen dades personals de proveïdors autònoms i de clients, i comptes bancaris, així que s'han de tractar d'acord amb el RGPD: base legal, accés limitat, conservació definida i un contracte d'encàrrec amb qui tracti les dades per compte de l'empresa. Convé preguntar on es processen les factures, qui hi té accés i si es fan servir per entrenar models de tercers. I una regla pràctica: l'automatització prepara els pagaments, però no els executa; la signatura al banc es queda en mans d'una persona.

Les que depenen del criteri d'una persona o en què un error surt car: factures amb conceptes ambigus que s'han d'imputar amb judici, operacions amb un tractament fiscal especial, rectificatives i abonaments en disputa, imports per sobre d'un llindar i qualsevol factura d'un proveïdor nou o amb un compte bancari canviat. En aquests casos l'automatització pot fer la feina pesada (llegir, comprovar i preparar), però la decisió final és d'una persona. Una bona regla per començar: si una factura no es pot tractar amb una regla escrita, encara no és per automatitzar.

Depèn menys de la tecnologia que del punt de partida. El que més allarga un projecte és que les dades mestres de proveïdors estiguin desordenades, que el programa de comptabilitat no permeti connexions o que ningú no hagi escrit les regles d'imputació i d'aprovació. Per això té sentit fer-ho per fases: revisió, disseny, proves amb factures de mesos anteriors, un pilot acotat a uns quants proveïdors i, si funciona, ampliació. Desconfia d'un termini tancat donat abans de conèixer els teus sistemes. A Daimatics, els terminis es parlen a la primera conversa.